Processus de recrutement RH : 5 signaux d’un parcours candidat défaillant
Qu’est-ce qu’un parcours candidat défaillant ?
Un recrutement “raté” (départ rapide du collaborateur, du fait de l’employeur ou du salarié) coûte cher. Plusieurs études estiment qu’un remplacement coûte en moyenne entre 6 et 9 mois de salaire à l’entreprise, en prenant en compte le recrutement, la perte de productivité et la désorganisation engendrée (sources : Elevo, Randstad France, Qualisocial, SHRM, 2024).
Or un recrutement raté est parfois en partie lié à une intégration défaillante…. et cette intégration débute dès le parcours candidat, à savoir l’ensemble des interactions vécues par la personne qui souhaite intégrer votre entreprise.
Ce vécu (et les émotions, positives ou négatives qui s’en suivent) se construit dès les premières secondes : l’annonce de recrutement bien entendu mais, si la personne vient en rendez-vous chez vous, l’accueil dans les locaux, le fait que vos collaborateurs qui le/la croisent saluent ou pas, le suivi, la durée du processus, etc.
Notre cerveau forge une première impression instantanément et cette image peut persister, même lorsque la réalité est nuancée ou différente par la suite.
Ainsi, chaque étape compte: un candidat qui se sent « assailli » de questions lors d’un entretien, ou qui n’obtient jamais de retour, une candidature par mail restée sans réponse ou qui obtient une réponse très tardivement, des zones d’ombre et des questions sans réponse… tout cela forge une image négative de l’entreprise. Peu de chances qu’ensuite, ce même candidat ait envie de retenter sa chance auprès de vous. Sans compter le bouche-à-oreille qui risque de venir endommager votre marque employeur !
Reste à savoir comment repérer un parcours candidat défaillant… avant que les mauvaises habitudes ne deviennent “normales” chez vous, voici les 5 signaux qui doivent vous alerter.
5 signaux qui révèlent un processus de recrutement à améliorer
Signal 1 : pourquoi vos candidats disparaîssent-ils après l’entretien ?
Vous avez lancé un recrutement il y a un mois. Vous avez rencontré un candidat il y a trois semaines et vous le rappelez aujourd’hui pour lui proposer le poste car son profil vous intéresse fortement. Il ne répond plus.
Cette situation vous est familière ? Vous voici face à un cas de “ghosting” du candidat.
Dans cet exemple, vu le délai, ce ghosting (du terme ghost, fantôme en anglais, signifie « ne plus donner signe de vie », « faire le mort » et peut se traduire par le néologisme familier « fantômisation ») est sans doute la conséquence d’un candidat qui a trouvé un poste ailleurs.
Dans un monde où les candidatures se font d’un simple clic, où les entretiens peuvent possiblement se passer en visio, tout va très vite. Les candidats envoient des dizaines de candidatures en même temps …. et un processus de recrutement trop long, trop froid ou trop opaque peut être rédhibitoire.
Ainsi, un candidat qui ne reçoit aucune nouvelle pendant plusieurs semaines après un entretien peut en conclure (légitimement dans son esprit) que l’entreprise ne le considère pas ou plus comme un candidat intéressant pour le poste. Il continue ses recherches et, lorsqu’une autre opportunité se présente plus vite, il l’accepte sans se sentir redevable d’une réponse : il n’a, après tout, jamais reçu le moindre retour de son entretien chez vous.
N’oublions pas que le candidat qui cherche un emploi et l’entreprise qui recrute ne sont pas sur le même tempo. Le candidat est concentré sur sa recherche, voire dans l’urgence de trouver un emploi là où l’entreprise, même quand le recrutement est “urgent”, a d’autres sujets à traiter en parallèle…. parfois plus urgents encore.
Pour éviter le “ghosting” il est intéressant de fixer un délai maximum de réponse post-entretien et de le communiquer dès le premier contact avec le candidat.
Vous êtes en début de processus et pensez revenir vers lui sous une semaine ? Dites-le ! Vous voyez que le processus prend un peu plus de temps que prévu ? Passez un rapide coup de fil ou un mail pour rassurer et valider que la personne est toujours intéressée.
Cet engagement et ce relationnel changent la nature de l’échange : le candidat sait à quoi s’attendre et se sent respecté. Si vous le recrutez par la suite, son intégration aura déjà démarré sous de bons auspices !
De même, n’oubliez pas en entretien de vérifier si le candidat a d’autres pistes et est éventuellement dans l’attente de réponses d’autres entreprises. Cela vous permet de vous caler sur ses impératifs si vous souhaitez le recruter…. histoire de ne pas perdre un bon profil !
Signal 2 : vos candidats ne se présentent pas à l’entretien
Vous avez calé un entretien pour demain, 9h. A 10h, toujours pas de candidat et pas de message téléphonique pour prévenir et/ou s’excuser.
Le phénomène n’est pas propre au recrutement : si les assistantes médicales rappellent la veille pour rappeler votre rendez-vous, c’est pour éviter ce phénomène de “no-show” qui désorganise les agendas. Avez-vous déjà appelé un professionnel ou un restaurateur pour annuler une réservation ou un rendez-vous ? La personne vous remercie chaleureusement … car ce n’est pas forcément la norme !
Dans le contexte du recrutement, vous ne maîtrisez pas les “no-show” dus à l’incorrection des candidats ou à une “panne d’oreiller”. Ce que vous maîtrisez par contre, ce sont vos actions pour créer le lien et valider la motivation en amont. Un premier entretien téléphonique crée un lien personnalisé et permet souvent de valider les véritables raisons pour lesquelles la personne a envoyé sa candidature, ses motivations, ses contraintes également.
Un délai court entre le premier contact et l’entretien en présentiel démontre également votre réel intérêt pour son profil.
Signal 3 : votre taux d’abandon en cours de processus est élevé
Si le processus de recrutement est long (trop aux yeux du candidat pressé !), avec de nombreux entretiens et des délais longs entre ceux-ci, vous courez le risque de voir des candidats abandonner entre deux étapes … parfois sans prévenir !
De leur côté, ils ont candidaté largement et s’ils reçoivent une réponse positive avant que le processus ne se termine chez vous, il y a de grandes chances qu’ils l’acceptent… abandonnant le processus chez vous, parfois sans prévenir.
Outre la perte de ce candidat-là, on peut alors assister à un cercle vicieux au sein de l’entreprise : stress qui monte, impatience des managers et des collaborateurs pour lesquels le poste vacant crée une désorganisation, voire une surcharge temporaire de travail, crainte de “se tromper” qui augmente (après tout, le premier candidat était bien et pourtant, il n’a pas donné suite).
Par ailleurs, plus l’annonce est “ancienne” plus elle disparaît dans les listes d’annonces sur les sites internet dédiés. Vous connaissez la blague des informaticiens ? “Comment cacher un cadavre ? Mettez-le en page 2 de Google”… et bien pour vos annonces de recrutement, c’est la même chose ! Une annonce qui date de plusieurs semaines est vite reléguée à la deuxième ou troisième page … et laisse penser qu’il y a “un souci” avec le poste ou l’entreprise puisque l’annonce est toujours en ligne ! Un double effet négatif qui ralentit le processus de recrutement … et augmente le stress et l’enjeu en interne.
Le taux d’abandon en cours de processus de recrutement grimpe alors mécaniquement, sans que l’entreprise ne comprenne toujours pourquoi ses meilleurs profils lui échappent au dernier moment.
Limiter le taux d’abandon des candidats en cours de processus de recrutement, passe par un processus de recrutement clair, précis, connu du candidat dès le départ.
N’hésitez pas également à tenter de recueillir un retour des candidats qui ont abandonné. Il n’est jamais aisé d’entendre qu’une possible désorganisation chez soi est la cause de l’abandon…. mais cela sera salutaire pour revoir les processus et éviter cet écueil à l’avenir.
Signal 4 : le candidat refuse votre offre au dernier moment
Un candidat qui refuse une offre à la dernière minute peut traduire une inadéquation entre ses attentes réelles et la perception qu’il s’est forgée de l’entreprise lors du processus de recrutement.
Le problème ? De votre côté, vous avez investi dans un processus long et coûteux. Le temps a filé et les autres candidats vus ont de grandes chances d’avoir trouvé un poste à leur convenance ailleurs entre temps.
Le coup est dur : il va falloir relancer le processus et la désorganisation de l’équipe à qui il manque un collaborateur va se poursuivre encore plusieurs semaines.
Il se peut que le désistement au dernier moment vienne d’une surenchère du candidat entre vous et une autre entreprise (voire son employeur actuel). Ou tout simplement d’une décision personnelle qui impacte son choix professionnel et pour laquelle vous ne pouviez rien.
Il nous est arrivé une fois de recruter pour un poste de directeur d’usine. Le candidat retenu était originaire de la région et ravi d’une perspective de retour aux sources. Sa conjointe ? Beaucoup moins ! Ils ont passé un week-end sur place, aux frais du futur employeur, l’objectif étant de rassurer et de donner envie au couple de déménager. Il a neigé au mois de mai… Résultat: un candidat qui se désiste le lundi, donnant priorité à son équilibre personnel et familial … logique ! Rien de ce que le potentiel employeur aurait pu dire ou faire n’aurait changé cet état de fait.
Par contre, en tant que recruteur, vous maîtrisez quelques éléments qui peuvent changer le parcours candidat et limiter le risque de refus de votre proposition d’embauche au dernier moment.
Un dialogue franc et respectueux, une fiche de poste claire et précise, une présentation de l’ensemble des conditions de travail, une disponibilité pour répondre aux questions du candidat tout au long du processus, la possibilité pour lui/elle de rencontrer les membres de sa future équipe … autant de marqueurs de votre intérêt qui traduisent également un souci de l’intégration et d’une gestion RH bienveillante.
Signal 5 : aucun retour après l’envoi de votre proposition
Le processus s’est bien passé à vos yeux d’employeur et vous informez par téléphone au candidat retenu que vous lui transmettrez une promesse d’embauche. Le candidat, qui semblait enthousiaste, ne répond pas à votre proposition écrite. Ni retour, ni réponse à vos relances, parfois même pas un mail pour décliner. Ce silence n’est pas anodin et va conduire à la reprise du processus de recrutement, comme dans le cas d’un abandon en cours de parcours candidat.
Alors, pourquoi ce silence ? Il peut y avoir plusieurs raisons, certaines – que le potentiel employeur ne maîtrise pas (offre concurrente, décision personnelle/familiale, comme pour les abandons en cours de parcours). Mais peut-être également que la vision du candidat et la vôtre diffèrent sur le parcours de recrutement.
Le candidat a-t-il eu toutes les réponses à ses questions ? A-t-il eu l’opportunité de les poser ? A-t-il rencontré ses futurs collègues ? Les locaux (et oui, certains recrutements se font malheureusement en visio…). Y a-t-il eu une réelle discussion sur la rémunération ? L’ensemble des avantages sociaux ont-ils été présentés et valorisés si toutefois le brut proposé n’est pas à la hauteur des aspirations du candidat ?
Le parcours candidat est la première étape d’intégration de votre futur(e) salarié(e). Il est à l’image de votre marque employeur.
Un exemple ? Au premier contact, le candidat évoque des prétentions salariales de 35K€. Cela est supérieur à votre grille de rémunération. Pourtant, le profil et la personnalité du candidat vous intéressent et correspondent aux postes et à l’ADN de l’entreprise. Si vous poursuivez les entretiens sans réagir puis, en fin de parcours faites une proposition inférieure, même à 32K€ + 3K€ de variable (qui vous semble correcte), il y a de grandes chances que le candidat refuse. Pire, il aura eu l’impression de perdre son temps et pourra dégrader votre image de marque auprès de ses proches, rendant les futurs recrutements plus complexes si votre secteur d’activité est étroit.
Alors que faire ? Echanger immédiatement sur cet aspect.
Le point est bloquant ? Le candidat appréciera que vous mettiez fin immédiatement au processus de recrutement. Qui sait, il viendra peut-être rejoindre dans quelques mois ou quelques années, sur un autre poste, ayant gardé en mémoire le respect et la clarté de vos échanges.
Le point n’est pas bloquant ? Pensez alors à valoriser les avantages sociaux, échangez sur le net que le candidat souhaite avoir… Parfois un salaire brut inférieur ainsi que des avantages sociaux défiscalisés donnent au final un salaire net supérieur aux attentes du candidat !
Quoi qu’il en soit, il est essentiel d’écouter ce silence… Et ce refus non verbalisé. Il s’agit d’un symptôme fort d’un dysfonctionnement de votre parcours candidat… Et non un simple désistement isolé.
Afin d’éviter ce “refus tardif”, n’hésitez pas à soigner la remise de la promesse d’embauche : entretien téléphonique, échange clair et précis sur le contenu, vérification que toutes les zones d’ombres ont été éclaircie, que le/la futur(e) collaborateur/trice à toutes les informations dont il/elle a besoin pour prendre sa décision sereinement.
Si cela suppose un nouvel entretien téléphonique avec les RH sur des sujets tels que les garanties de la mutuelle, alors faites-le ! Ce sera un tout petit investissement en temps qui participera grandement à finaliser le parcours candidat et surtout… à entamer sereinement et efficacement le parcours d’intégration.
Vous ne recrutez pas un candidat, vous recrutez votre futur(e) collaborateur/trice et la fidélisation démarre dès le parcours candidat !
Comment améliorer concrètement son processus de recrutement RH en entreprise ?
Cartographiez l’intégralité du parcours candidat. Depuis la rédaction de l’offre jusqu’à l’arrivée effective en poste, réfléchissez aux personnes clés qu’il/elle doit rencontrer, dans quel ordre. Peut-on faire certains entretiens en binôme pour gagner du temps ? Quels sont les pré-requis à valider d’entrée de jeu pour éviter de perdre et de faire perdre du temps ?
Identifiez, lors des recrutements précédents, le point de rupture principal à savoir l’étape où les candidats se désengagent le plus fréquemment. Concentrer les efforts sur ce point précis génère un impact rapide et mesurable.
Ensuite, définissez les règles de communication impérative : quels délais ? qui ? quel feedback et par qui ? Vous sécurisez ainsi le parcours candidat et minimisez les abandons en cours de processus ou les refus tardifs devant une promesse d’embauche.
Enfin, pensez à échanger avec les personnes rencontrées et dont vous avez refusé la candidature ou qui ont décliné votre offre de poste. Cet échange est double : de votre côté, expliquez les raisons de votre refus : cela permet au candidat d’avoir un retour qualitatif sur sa candidature, de travailler son CV, ou son entretien ou de revoir son projet professionnel.
De votre côté, interrogez-les sur leurs impressions sur le processus, sur ce qui a pu les marquer positivement et sur les éventuels manques qu’ils ont ressentis. Ces retours, essentiels, pourront être consolidés régulièrement pour objectiver les tendances.
Combinées, ces actions transforment le recrutement d’une succession d’étapes en un processus piloté, mesuré et amélioré en continu.
Pour aller plus loin, faire auditer son processus par un regard externe permet de sortir des biais internes. Cet œil neuf révèle souvent des évidences invisibles de l’intérieur. De nécessaires ajustements, parfois simples, peuvent prendre du temps à identifier pour les personnes en internes, au cœur du système. Nos consultants RH en Bretagne vont, lors d’un audit de votre processus de recrutement, apporter un conseil RH personnalisé, un regard neuf et neutre ainsi que des outils de benchmark.
Diagnostic recrutement Eskelys : un regard expert sur votre parcours candidat
Améliorer son processus de recrutement n’est pas une question de budget, c’est une question de méthode : un parcours trop long, trop froid, trop complexe, trop opaque ou trop précipité fait fuir le candidat, quel que soit le budget engagé.
Il suffit souvent de construire un calendrier, clarifier, structurer et communiquer de manière transparente pour transformer durablement l’expérience candidat.
Vous reconnaissez un de ces signaux dans votre processus ? Vous rencontrez des difficultés à recruter sans forcément identifier clairement les ajustements possibles à votre process ? Parlons-en lors d’un premier échange offert.