Votre entreprise grandit ? votre charge de travail s’accroit ? Et s’il était temps de recruter votre premier collaborateur ?
Recruter oui, mais qui et comment ?
Quel profil cherchez vous ? Allez-vous recruter un(e) alternant(e), passer par l’intérim ou directement un(e) collaborateur(trice) en CDI ?
Par quel biais allez-vous poser une annonce et mobiliser votre réseau ?
Quelles tâches allez-vous définir afin de rédiger la fiche de poste et plus tard les objectifs de la personne recrutée ?
Est-ce une bonne idée de passer par des sites internet d’annonces d’emploi qui vous facturent « au clic » ? Vu le profil cherché, cela sera-t-il rentable et efficace pour vous ?
Quels sont les arguments à mettre en avant pour décrire votre entreprise et attirer les talents dans un marché pénurique ?
A quel salaire dois-je recruter ? Ais-je des obligations liées à la classification des postes dans ma convention collective ?
Autant de questions qui se posent avant même l’arrivée du futur talent !
Les premières démarches administratives liées à l’embauche
A travers des échanges avec votre expert-comptable, votre entourage et la lecture d’articles sur internet, vous avez dores et déjà identifié des tâches administratives obligatoires liées à cette première embauche :
- Rédiger le contrat de travail
- Récupérer les copies des documents administratifs du nouveau collaborateur (carte d’identité, carte vitale, attestation sécurité sociale, RIB, etc.)
- Faire la déclaration préalable à l’embauche
- Identifier une solution pour rédiger les bulletins de salaire et les transmettre
- Inscrire le/la collaborateur(trice) au service de santé au travail et demander la visite d’information et de prévention
- Adhérer à une caisse de retraite
- Adhérer à une mutuelle et à une prévoyance
SIRH, RGPD, des sigles à retenir
Savez-vous par exemple que les bulletins de salaire ne se transmettent pas par email ? Cela serait contraire aux règles RGPD !
Mettre en place un SIRH (certains sont gratuits) peut permettre de simplifier les transmissions de documents administratifs, justificatifs de frais et bulletins de salaire : accessibilité y compris à distance, sécurisation des données et simplification des process pour vous comme pour le collaborateur.
Ais-je d’autres obligations ?
Oui ! Recruter un premier salarié suppose également :
- De mettre en place l’affichage obligatoire
- De rédiger le document unique d’évaluation des risques professionnels (et oui, c’est obligatoire à partir du premier salarié)
- De réfléchir à un process pour la pose des congés (allez-vous imposer la 5e semaine à Noel ou en été par exemple ?) ou le remboursement des notes de frais,
- De réfléchir à une charte sur les règles d’utilisation du matériel informatique, notamment si votre collaborateur est souvent en déplacement (risques accrus de perte, vol ou tout simplement indiscrétion des données contenues dans l’ordinateur ou le téléphone)
- De poser le principe du droit à la déconnexion, notamment si votre collaborateur est régulièrement sur le terrain ou en télétravail
Et après ?
Une fois votre collaborateur présent, il conviendra de lui fixer des objectifs. Si les entretiens annuels ne sont pas obligatoires, ils n’en restent pas moins un outil de management efficace … à condition d’être bien préparés et de constituer un espace-temps d’écoute réciproque des besoins et des attentes afin d’avancer ensemble.
Vous aurez également l’obligation de mettre en place les entretiens professionnels qui se réalisent au moins une fois tous les deux ans et permettent de faire un point général sur la manière dont le collaborateur se sent dans son poste et dans l’entreprise, ses besoins et envies en termes de formation et d’évolution à court, moyen et long terme.
Et si vous vous faisiez aider ?
Par l’intermédiaire de missions de type PCRH ou Diag RH, les OPCO vous financent des missions de conseil de professionnalisation de la fonction RH au sein de votre entreprise. Ainsi, chez Eskelys, nous pourrons travailler main dans la main pour :
- vous doter des outils et process adaptés à votre entreprise et votre manière de travailler,
- sécuriser l’intégration de votre premier collaborateur
- vous donner les clés pour assurer son management et sa gestion administrative de manière efficace et la moins chronophage possible.
Ensemble, nous poserons les bases d’une collaboration socialement bienveillante et économiquement performante.